Case – Regin

Det krävdes ett systemskifte

Ett av Regins viktigaste säljverktyg är webbshopen och produktkatalogen, där kunderna kan hitta exakt de produkter de behöver för att lösa sitt inomhusklimat.

– Den tryckta katalogen var, och har till stor del fortsatt vara viktig för oss, berättar Christina Pejlare som är systemadministratör och projektledare på Regin. Därför använde vi oss tidigare av ett system för hantering av produktinformation som främst var till för att skapa tryckt material. Men i takt med att webbshopen ökade i betydelse som informationskälla för kunderna blev det tydligt att det befintliga systemet inte fungerade som bas för att utveckla webben.

– Vi kunde till exempel inte utveckla filtrering och sökfunktioner utifrån ventilstorlek, berättar Christina. Dessutom var möjligheterna att få support på det gamla systemet på väg att upphöra, så det var ett enkelt beslut att söka efter ett nytt system.

En ny lösning presenterar sig

– Vi hade redan ett etablerat samarbete igång med Cypoint Inspire och det var dom som först introducerade oss för inriver, fortsätter Christina. Vi började ursprungligen jobba med Cypoint Inspire i samband med att de hjälpte oss att förnya vår webbplats. Där fick vi värdefull hjälp med att byta till rätt version av CMS:et och att skapa en mer tilltalande webbsida för kunderna. Det föll sig alltså naturligt att vända sig till Cypoint Inspire för att få hjälp med att hitta ett nytt PIM och sedan byta till det.

– Egentligen hade inriver varit på tal redan 10 år tidigare, minns Christina. Men då valde vi ett annat system utifrån att vi hade ett stort fokus på trycksaker. När Cypoint Inspire föreslog inriver var det ett relativt enkelt beslut.

En smidig hjärttransplantation

Som för de flesta företag var det dock ingen enkel operation att byta ut ett PIM mot ett annat, vilket gäller i ännu högre grad om man har en så bred produktkatalog som Regin.

– Det var lite som en hjärttransplantation för företaget, säger Christina med ett leende.

Vi började med en förstudie för att kartlägga behoven, sedan gick Cypoint Inspire in i det gamla systemets XML och extraherade datan som skulle in i inriver. Därefter genomförde vi ett verifieringsarbete i tre vändor för att kontrollera att all data fanns på plats och presenterades rätt. Sedan kunde vi koppla vårt nya PIM till vår aktiva webbplats och stänga ned det gamla systemet.

Hinder på vägen mot värdeskapande mål

Regin gick live med sitt nya inriver PIM och sina gamla datastrukturer i september 2022, och har sedan dess arbetat med en gradvis omstrukturering av datan.

– Det var klurigt att mappa upp all data och koppla den till rätt produkt i inriver, förklarar Christina. Såväl hårddata om produkterna som mjukdata i form av marknadstexter skulle in på rätt plats, vilket komplicerades av att det ofta finns flera olika artiklar inom samma produkt. Det var också svårt att förmedla hur den gamla datan skulle publiceras, till att börja med kom den in rakt upp och ned i en ordning som härrörde från det gamla systemet, men tillsammans med Cypoint Inspire fick vi snart styrsel på det. Som så ofta är fallet i projekt, insåg vi nog inte riktigt hur mycket tid arbetet skulle kräva från vår sida, men slutresultatet var helt klart värt det.

Snabbare och med bättre kontroll

Den skillnad PIM-bytet har gjort för Regins kunder är att produktdatan har blivit mer konsekvent och bättre strukturerad, vilket har gjort det enklare att beställa rätt produkt för rätt fastighet. Under ytan och för Regins interna processer har inrivers PIM varit en smärre revolution, som har skapat stora effektivitetsvinster.

– Vår time-to-market har reducerats dramatiskt, tidigare tog det 1-2 dygn för en ändring att gå igenom hela vägen medan det nu sker ögonblickligen, konstaterar Christina. Vi har också fått nya möjligheter att utveckla produktsidan på vår webbplats på ett annat sätt tack vare att vår data nu är så väl strukturerad, med en säkrare livscykel för våra artiklar. Vår koppling till affärssystemet där artiklarna skapas fungerar så att informationen automatiskt förs över till inriver PIM och samtliga säljkanaler.

– Och nu med de nya EU-reglerna kring Digital Product Passport som träder i kraft från och med nästa år, så är ju ett välfungerande PIM oerhört viktigt för företag som Regin, fortsätter Christina. Det går inte att ta några genvägar när man ska möta behovet av att kunna spåra varje komponent i varje produkt från början till slut.

– Dessutom har ju inriver en modern print-modul som hjälper oss med vår tryckta katalog som våra utesäljare fortfarande använder sig av i hög grad. Man kan nästan säga att vi använder PIM för att hålla kunderna varma, både i bildlig och bokstavlig betydelse, avslutar Christina Pejlare.

Christina Pejlare, systemadministratör/projektledare, Regin