Guide för en lyckad PIM-implementation
En PIM-implementation är aldrig "bara ett IT-projekt". Det är en verksamhetsförändring – och skillnaden mellan ett lyckat och misslyckat projekt beror sällan på systemet. Här är lärdomarna som faktiskt gör skillnad.
Vad ingår egentligen i en PIM-implementation?
Kartläggning och modellering av er produktstruktur och datamodell
Kravställning av funktionalitet, integrationer och kanaler
Migrering av befintlig produktdata
Integrationer mot ERP, e-handelsplattform och övriga system
Utbildning och onboarding av användare
Kontinuerlig vidareutveckling – för den är aldrig riktigt "klar"
Vad är gemensamt för lyckade PIM-projekt?
Gemensamt för projekt som havererar är sällan systemet i sig. Det handlar nästan alltid om bristande verksamhetsförankring, otydliga prioriteringar och förväntningar som inte synkats.
Omvänt: de implementationer som landar riktigt bra är ofta inte de mest avancerade. De är de vars team vet vad de vill uppnå, håller fokus på rätt saker och är beredda att ta beslut i stunden.
"Börja aldrig för komplext. Sätt igång, håll det enkelt och bygg på det sen. Det är inte systemet som löser problemet - utan vad du och din verksamhet vill göra med det."
– Daniel Jansson, PIM-arkitekt på Cypoint
Så brukar PIM-projekt se ut
Ingen implementation är den andra lik – men faserna är ofta samma eller väldigt lika.
⚪Fas 1 • Förstudie & kravställning
Förstå ert nuläge och definiera vart ni ska. Kartlägg var er produktdata finns idag, vilka system det ska integreras med och vilken affärsnytta ni vill uppnå. Det här är fasen där verksamheten måste ta plats. Ingen annan kan kravställa er affär åt er.
Nulägesanalys | Systemkartläggning | Kravdokument | Datamodell (första utkast)
🔵Fas 2 • Design & modellering
Bygg strukturen som allt annat vilar på. Datamodellen är hjärtat i er PIM-implementation. Hur ser er produkthierarki ut? Vilka attribut behöver ni? Hur ska data flöda mellan systemen? Misstag här är dyra att rätta till senare – investera tid nu.
Datamodell | Attributstruktur | Integrationsdesign | Kanalstrategi
🟡Fas 3 • Implementation & migrering
Bygga, integrera och flytta data. Systemet konfigureras, integrationer byggs och produktdata migreras. Räkna med att datarensning tar tid – det är sällan produktdata är så ren som man hoppas. Det är också nu ni börjar testa och validera att allt fungerar som tänkt.
Konfiguration | Datarensning | Migrering | Integrationstester
🟢Fas 4 • Utbildning & driftsättning
Sätta organisationen i systemet. Ett system som ingen vet hur man använder är ett dyrt arkiv. Utbilda användarna innan go-live, inte efter. Tydliga roller och ansvarsfördelning för produktdata är lika viktigt som tekniken – det är här ni avgör om det faktiskt blir ett skifte i hur ni jobbar.
Utbildning | Onboarding | Rollfördelning | Go-live
🟣Fas 5 • Förvaltning & vidareutveckling
En PIM-implementation är aldrig riktigt klar. Affären rör sig. Sortimentet förändras. Ni öppnar nya kanaler och marknader. Ett PIM-system behöver löpande uppmärksamhet – planera för förvaltning redan från start, inte som en eftertanke.
Förvaltning | Vidareutveckling | Löpande utbildning | Versionsuppdatering
Vanliga misstag vid implementationer
Ingen implementation är perfekt – men det finns mönster för när det går åt pipsvängen.
Man börjar med systemet, inte med affären
Det vanligaste misstaget. Innan ni ens tittar på system – definiera vilken affärsnytta ni vill uppnå och vilket problem ni faktiskt försöker lösa. Systemet är ett medel, inte ett mål.
Datarensning underskattas kraftigt
Det är ofta där det krisar till sig. När ni ska öppna på en ny marknad eller sälja via en ny kanal – och all produktinfo plötsligt behöver finnas på tyska, i rätt format, anpassat för kanalens krav. Utan PIM är det manuellt helvete. Med PIM är det en process.
Förändringsledning glöms bort
Systemet i sig räcker inte. Att köpa ett system och hoppas att folk börjar använda det fungerar inte. Det krävs utbildning, tydlighet om roller och ibland ett skifte i hur man faktiskt jobbar med produktdata.
Integrationer kartläggs inte
PIM:et ska prata med ERP, e-handel, PLM, interna system, marknadsplatser och kanske print. Integrationer tar tid, kräver resurser på båda sidor och innehåller ofta överraskningar. Planera in och kartlägg ordentligt.
"Man kan välja världens bästa PIM-system och ändå missa målet. Om dataflödena mot era andra system inte sitter, om ingen äger ansvaret för att hålla det vid liv - då blir det mest ett dyrt ställe att lagra information i."
– Carl Torgnyson, PIM-expert på Cypoint
7 tips för ett lyckat PIM-projekt
Lärdomar från implementationer som vi varit med och drivit.
💡1. Sprid kunskapen – bryt silos tidigt
En PIM-implementation är ett tillfälle att onboarda och utbilda nya människor och ta ner informationssilos. Använd projektet aktivt för att sprida ut ansvaret organisationen. Ni slipper eldsjälsberoende och vinner tid – båda delar sitter kvar långt efter att projektet är stängt.
🎯2. Definiera must-haves vs. nice-to-haves från start
Ha en tydlig bild av vad som är absolut nödvändigt och vad som kan vänta. Fokusera implementationen på det viktigaste först. Det kräver disciplin – men är avgörande för att ni ska komma i mål.
✅3. Gör förbättringar – inte bara en 1:1-flytt
Det är frestande att bara "flytta över" det ni har idag. Gör inte det. Ni byter system för att ni vill göra saker bättre – annars riskerar förbättringslistorna att samla damm. 1:1-lösningar är dessutom tråkiga att bygga och dyra att leva med.
🪧4. Det är aldrig "bara ett IT-projekt"
Verksamheten äger kravbilden. Det är era affärsbehov som ska styra – inte IT-avdelningens. Lyckade projekt har engagemang inom verksamheten och med mandat att fatta beslut. Dedikera rätt resurser, annars är det inte värt att göra alls.
🤝5. Välj implementationspartner med omsorg
Partnern kan vara skillnaden mellan ett misslyckat och ett lyckat projekt. Välj inte med plånboken. Välj den som faktiskt förstår er verksamhet och er affärsmodell. Rätt partner utmanar er också – och det är en tjänst, inte en service.
🏃 6. Var handlingskraftig – beslut behöver tas på uppstuds
Under en implementation dyker det ständigt upp situationer som kräver snabba beslut. Det är viktigare att ta ett beslut och gå vidare än att skjuta på det i väntan på det perfekta svaret. Dåliga beslut kan korrigeras. Inga beslut stoppar projektet.
⌛7. Bestäm i förväg när ni stänger dörren för nice-to-haves
Tiden går alltid snabbare än ni tror. Sätt en tydlig linje, ett datum eller en milstolpe, där ni slutar addera och börjar slutföra. Annars rullar projektet på utan att landa. Nästa fas finns alltid.
Checklista för en lyckad implementation
Inget facit – men en bra grund att stämma av mot.
⚪ Innan ni sätter igång
Definiera vilken affärsnytta PIM ska ge er.
Red ut vilka problem ni faktiskt försöker lösa.
Kartlägg var er produktdata finns idag.
Utse en verksamhetsägare med mandat att ta beslut.
Separera must-have från nice-to-haves.
Välj implementationspartner med omsorg - inte bara på pris.
🔵Under projektet
Datamodellen är genomtänkt och förankrad i verksamheten.
Planera och gör en datarensning (det tar alltid längre tid).
Fatta beslut löpande – skjut inte på dem.
Sätt tydliga datum för när dörren stängd för nice-to-haves.
Användarna är involverade och vet vad som kommer.
Planera integrationer och resurssätt på båda sidor.
🟢 Inför/efter driftsättning
Planera och genomför utbildning - se det inte som en eftertanke.
Ansvarsfördelning för produktdata ska vara tydlig i organisationen.
Silos är brutna - fler än en person vet hur systemet fungerar.
Ni har en plan för löpande förvaltning och vidareutveckling.
Ni mäter affärsnyttan mot det ni definierade innan ni satte igång.
Vanliga frågor om PIM-implementationer.
Snabb Q&A för den som vill veta mer
Ni är redo när ni vet varför ni gör det – inte när ni hittat ett system ni gillar. Ni behöver ha kartlagt var er produktdata finns idag, en verksamhetsägare med mandat och en grov bild av vilka integrationer som krävs. Saknar ni något av det, börja där.
Då bör ni inte starta ännu. En bristfällig kravbild är en av de vanligaste anledningarna till att PIM-projekt spårar ur. Ni behöver inte ha svar på allt – men ni behöver veta vad ni vill uppnå, vilka must-haves ni har och vem i organisationen som äger besluten.
Typiskt 3-6 månader för en initial implementation, men det varierar beroende på hur komplex er produktstruktur är, hur många integrationer ni behöver och hur ren er befintliga data är. Datarensning är den del som tar längst tid och underskattas mest.
Mer än de flesta räknar med. Det här är inte ett projekt ni kan lämna till IT och hämta upp när det är klart. Ni behöver en verksamhetsägare med mandat, nyckelpersoner som kan fatta beslut löpande och slutanvändare som är med i test och utbildning. Utan det brukar det gå fel.
Ofta ja – men håll det så kort som möjligt. Dubbel datainmatning är kostsamt och skapar snabbt förvirring kring vilken källa som gäller. Sätt ett datum för när det gamla systemet stängs av och håll er till det.
Stanna upp och prioritera om. De flesta projekt havererar inte på en gång – de glider sakta iväg. Vanligaste tecknen: beslut skjuts upp, nya krav läggs till utan att gamla tas bort, och ingen riktigt äger frågorna längre. En bra partner ser det här innan ni gör det själva och säger stopp.
En PIM-implementation är aldrig riktigt klar. Sortimentet förändras, ni lägger till kanaler, systemet uppdateras. Förvaltning handlar om löpande support, vidareutveckling och versionshantering. Planera för det från start, inte när något väl går sönder.
Mät mot det ni bestämde innan ni satte igång – inte mot om projektet höll tid och budget. Kortare tid till marknad? Färre fel i produktdata? Möjlighet att öppna nya kanaler? Det är de frågorna som räknas. Satte ni inte upp det från start är de svåra att svara på i efterhand – och det är i sig ett svar.
Mer om PIM.
Vad är PIM? En guide till vad det betyder och innebär.
Inriver vs Struct vs Ecom – vilken lösning som passar bäst för er.
En kort presentation av lösningen och höjdpunkterna med Struct PIM.
JULA kundcase. Så hjälpte vi Jula med implementation av ett nytt modernt PIM.
Sex fördelar med Struct PIM enligt våra utvecklare och användare.
Vad PIM kan göra för din e-handel.
Så fungerar Structs prismodell och licenskostnader.
Kom i kontakt med oss
Osäkra på hur ni ska gå tillväga med implementationen? Vi har gjort det förr, så kasta iväg ett meddelande till oss så hörs vi snart!