Vad är PIM?
PIM – Product Information Management – är systemet som samlar, strukturerar och distribuerar all din produktinformation. Men det är också något mer än ett system. Det är ett sätt att tänka på hur ni jobbar med produktdata.
Snabba fakta om PIM.
PIM löser problemet med produktdata utspridd på massa ställen – Excel, ERP, mejl och i folks huvuden
Ett PIM-system integreras med ERP, e-handel, marknadsplatser och alla kanaler du säljer i
PIM är lika mycket en strategi och ett sätt att arbeta som ett system i sig
En PIM-implementation är aldrig "klar" – det är ett kontinuerligt arbete, precis som allt annat i verksamheten
Definition: PIM – Product Information Management
PIM står för "Product Information Management" och kan åsyfta både ett system och en disciplin för hur man arbetar med produktinformation. Kortfattat handlar det om ett system för att samla in, berika, strukturera och distribuera produktinnehåll i olika former.
"PIM" förklarat med lego.
Tänk dig att du som barn samlade på Lego. Du köpte set, byggde, demolerade dem lite lagom och till slut låg allt i tre backar, huller om buller. Stora bitar, i olika färger, hjul, fönster, dörrar – blandat. Sen en dag vill du bygga något nytt. Fint, men nu tar det tre gånger så lång tid för att du måste gräva fram rätt bitar ur högen.
Lösningen? Du skaffarlådor och sorterar alltihop. Stora bitar här, hjul där, transparenta bitar i sin egna låda. Nu går det snabbt att hitta det du behöver och du kan bygga snabbare, bättre och utan frustration.
"Lego i det här sammanhanget är produktinformation och produktdata. Istället för att börja bygga direkt ur en röra av information, skaffar du fler lådor och sorterar det först."
– Daniel Jansson, PIM-arkitekt på Cypoint
👉 Det är i grunden vad PIM är. Dina produkter har enormt mycket information kopplad till sig – marknadsföringstexter, bilder, tekniska specifikationer, dokument, mått, material, certifieringar. Den informationen lever idag förmodligen i en blandning av Excel-filer, ERP-system, eposttrådar och i Lenas huvud. PIM är systemet och strategin som tar tag i den röran.
Hur skiljer sig PIM från ERP, CMS och E-handelsplattform?
Det är en vanlig fråga – och en bra sådan. Svaret är enkelt: varje system ska göra det det är bäst på. ERP är fantastiskt på ordrar och lager. Din e-handelsplattform är fantastisk på att presentera och sälja. Men ingen av dem är byggda för att skapa produktinformation. Det är PIM:ets uppgift.
Från rådata till färdigt innehåll:
🏭 ERP-system - Inköp, lager, planering, ordrar
🕸️ PIM - berikar, strukturer, distribuerar
🛒 E-handel och CMS - presenterar, säljer, konverterar
PIM – spindeln i nätet
Tänk på PIM som spindeln i nätet – det system som integrerar med allting annat och som håller sanningen för produktinformationen på ett och samma ställe. ERP skickar in rådata, PIM berikar och strukturerar, sedan distribueras färdigt innehåll till alla kanaler.
Utan PIM innebär det vanligtvis att produktdata skapas i fel system – i ERP:et som inte stödjer rätt språklager eller i webbutiken som inte kan hantera komplexa relationer. Och sedan uppdateras det manuellt på fyra ställen när något ändras.
Skapa/berika produktinnehåll ❌ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ✅ PIM
Hantera flerspråkig data ❌ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ✅ PIM
Distribuera till flera kanaler ❌ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ✅ PIM
Komplexa produktrelationer ❌ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ✅ PIM
Arbetsflöden för innehåll ❌ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ✅ PIM
Lager, ordrar, inköp ✅ ERP | ⚠️ Ecom/CMS | ❌ PIM
Presentera & sälja till kund ❌ ERP | ✅ Ecom/CMS | ❌ PIM
Varför PIM? Från ett "nice to have" till "must have".
PIM har länge setts som ett verktyg för stora bolag med enorma produktkataloger. Den bilden stämmer inte längre. Kombinationen av ökande lagkrav, fler säljkanaler, AI och hårdare konkurrens gör att strukturerad produktdata är en affärskritisk tillgång – oavsett storlek.
1. EU-krav och ökad transparens
Det kommer mer och mer direktiv från EU kring transparens – kring material, ursprung och produktegenskaper. PIM är det system som är mest lämpat för att samla och distribuera den informationen. Det går från att vara en fördel till att vara ett krav.
2. Expansion till nya marknader och kanaler
Det är ofta där det krisar till sig. När ni ska öppna på en ny marknad eller sälja via en ny kanal – och all produktinfo plötsligt behöver finnas på tyska, i rätt format, anpassat för rätt kanalers krav. Utan PIM är det manuellt helvete. Med PIM är det en process.
3. AI kräver strukturerad data
Det pratas mycket om AI-nytta just nu, men vad folk ofta glömmer är vad som krävs för att AI ska kunna leverera. LLM-modeller behöver strukturerade specifikationer för att kunna tolka produkter och jämföra dem sinsemellan. PIM ger den grunden.
4. AI i PIM - en match made in heaven
Och omvänt: AI är en utmärkt medarbetare inuti ett PIM-system. Att generera produktbeskrivningar, göra översättningar i bulk, kvalitetssäkra innehåll – det är uppgifter AI är riktigt bra på. PIM ger strukturen. AI tar bort det grövsta manuella arbetet.
Tecken på att ni behöver ett PIM.
Det är inte ovanligt att produktdata växer snabbare än strukturerna kring den. Det blir lätt kaos – och det är inte ett tecken på dålig organisation, snarare på att verksamheten har vuxit. Men vid ett visst läge behöver man ta tag i det.
📂 Produktinformationen lever på flera ställen
En del i ERP:et, en del i Excel, en del i den gamla presentationen ingen hittar längre. Det klassiska tecknet. Ni vet att informationen finns – men inte exakt var, i vilken version, eller om den är uppdaterad.
📞 Ni ringer Kalle eller Lisa
Det finns alltid en person som "har koll" på produkterna. Den kunskapen bor i individers huvuden, inte i ett system. Det är sårbart – och det skalar inte. Det är ett av de tydligaste tecknen på att strukturen inte håller.
🖋️ Ändringar görs på flera ställen manuellt
Priset ändras. Nu ska det uppdateras i webbshoppen, i katalogen, i prislistan, i utskicket. Det tar tid, och fel smiter in. Multiplicera det med hundratals produkter och det börjar kosta riktigt mycket.
🐌 Time to market är för lång
Ni vet att en ny produkt är klar från leverantören, men det tar veckor innan den syns redo i alla säljkanaler. Varje dag av försekning kostar. Utan en strukturerad process och ett centralt system fastnar innehåll i flaskhalsar.
😐 PIM är bara ett ställe där vi klistrar in text
Det är ett citat från en faktisk PIM-användare – och det gör ont att höra. Om det är hur ni upplever ert PIM-system idag, är det troligtvis inte systemet som är problemet. Det är hur ni använder det. Ni nyttjar inte systemet till fullo, och det finns potential att hämta.
🌍 Ni ska expandera
Om ni planerar att öppna på en ny marknad, lansera en ny säljkanal eller gå från B2B till B2C inom de närmaste ett till två åren – börja tänka på PIM nu, inte när krisen är ett faktum. Det är mycket lättare att ta tag i det proaktivt.
"Alla kanske inte behöver ha ett PIM-system just nu. Men alla behöver ha en datamodell – en produktstruktur av något slag – för att förbereda sig för ett eventuellt system. Börja aldrig för komplext. Sätt igång, håll det enkelt, och bygg på det sen."
– Carl Torgnyson, PIM-expert på Cypoint
🚨 Ni behöver ett PIM nu
Produktdata är utspridd och ohanterad
Manuella uppdateringar på flera ställen
Expansion planeras inom 12 månader
Ni säljer i fler än 2 kanaler idag
Kunder klagar på felaktig produktinfo
🧱 Börja med strukturen
Ni är i tidig tillväxtfas
Sortimentet är hanterbart idag
Expansion är längre bort i tid
Sätt upp er datamodell nu ändå
Dokumentera hur produktdata ser ut
🔍 Se över befintligt PIM
Systemet används som ett "klista-in-verktyg"
Användarna ser inga nyttor
Ni nyttjar inte systemet till fullo
Affären har växt ur nuvarande setup
Ny teknik kräver ny integration
Vanliga frågor om PIM.
Snabb Q&A för den som vill veta mer
ERP-systemet är ert affärssystem som hanterar inköp, lager, planering och ordrar. Det är byggt för transaktioner och affärslogik, inte för att skapa och distribuera produktinnehåll. PIM är byggt specifikt för produktinformation: att berika, strukturera och skicka ut data i rätt format till rätt kanaler. De kompletterar varandra, och ett PIM integreras typiskt med ert ERP som en av sina primära datakällor.
Det beror på var ni befinner er. Många e-handelsplattformar har inbyggda produktmoduler som fungerar utmärkt för enklare behov och för att komma igång snabbt. Det man typiskt tappar jämfört med ett renodlat PIM-system är flexibilitet i datamodellering, stöd för komplexa relationer, arbetsprocesser och distribution till flera kanaler. Om ni säljer i fler än en kanal, har ett stort sortiment eller planerar expansion – är det värt att titta på ett renodlat PIM.
För renodlade PIM-system pratar vi vanligtvis om hundratusentals kronor per år i licenskostnad, beroende på system och paketering. Licenskosnaden är en del,räkna också med implementationskostnad och löpande utveckling. Det viktigaste är att ställa sig frågan: vad är problemet vi vill lösa värt att lösa? Det ger en bra referenspunkt för vad investeringen bör ligga på.
En typisk implementation tar 3-6 månader, men det varierar kraftigt beroende på komplexitet, hur er produktdata ser ut idag, hur många integrationer som behövs och hur mycket ni väljer att förbättra i samband med projektet. Det faktum att det går snabbare eller långsammare än så behöver inte betyda att något är fel. En PIM-implementation är dessutom aldrig "klar" i traditionell bemärkelse – det är något ni kontinuerligt jobbar med och förbättrar.
Nej, men behovet är mer akut för bolag med stora eller komplexa sortiment, många säljkanaler och behov av flerspråkig data. Renodlade PIM-system passar generellt mellanstora bolag och uppåt. Men det finns enklare lösningar för mindre bolag, och många e-handelsplattformar har inbyggda produktmoduler som kan räcka länge. Det viktigaste är att börja tänka på produktdatastrukturen tidigt - oavsett om ni är redo för ett fullt PIM-system eller inte.
Börja med er affär, inte med ett system. Ställ er frågorna: vad vill vi uppnå? Vilket problem vill vi lösa – och hur mycket är det värt att lösa det? Definiera er produktdata och er datamodell. Förstå era kanaler och hur produktinformation behöver se ut i respektive kanal. Sedan, med den bilden klar, börja titta på vilket system som bäst matchar era behov. Att börja i systemet och bakåt är ett vanligt misstag som gör hela projektet svårare.
Mer om PIM.
Vad PIM kan göra för din e-handel.
En kort presentation av lösningen och höjdpunkterna med Struct PIM.
JULA kundcase. Så hjälpte vi Jula med implementation av ett nytt modernt PIM.
Sex fördelar med Struct PIM enligt våra utvecklare och användare.
Så fungerar Structs prismodell och licenskostnader.
Kom i kontakt med oss
Har ni en idé ni vill bolla? Hör av er så snackar vi!